Consultoría Condesot brinda el servicio de consultoría para pequeñas empresas y medianas, soluciones completas de los siguientes procesos administrativos:
-Auditoría Administrativa
La auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la administración de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo más hondo de la empresa, para entender dónde está ubicada, cómo llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde quiere llegar.
¿Qué es una auditoría administrativa?
La auditoría administrativa es
el acto de hacer una revisión profunda del proceso administrativo de la empresa,
con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para que ésta logre una ventaja
competitiva.
Una vez que tienes una idea básica del significado de la auditoría administrativa,
puedes identificar los objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las
organizaciones.
¿Con base en qué criterios se definen los objetivos de la auditoría administrativa?
Los objetivos de la auditoria administrativa varían dependiendo de los resultados específicos que busca la organización, es decir, de si la organización quiere atender un problema o deficiencia en particular, o si pretende hacer más eficiente a toda la empresa.
En virtud de lo anterior, es necesario definir los criterios que soportan los objetivos de la auditoría administrativa.
Los criterios que deben ser considerados como base para la definición de los objetivos de la auditoría, deberán estar siempre enfocados a apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus actividades y a garantizar el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma.
Éstos pueden ser: control,
productividad, organización, servicio, calidad o hasta para facilitar la toma de decisiones.
A continuación explicamos en qué consiste cada uno de ellos:
a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para garantizar
el cumplimiento de las metas de la organización.
b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o área
arroje mejores resultados, es decir, haga más con menos.
c) Organización. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan
que cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades
sin un responsable.
d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con
la atención y satisfacción del cliente, tanto interno como externo.
e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la organización.
f) La toma de decisiones. Es una constante en la organización. Tomar decisiones
que amortigüen o minimicen los riesgos es imprescindible para
su buen funcionamiento. Este criterio implica que la información recopilada
a través de la auditoría permita a los directivos decidir con firme
conocimiento de los hechos.
Una vez definidos los objetivos que se pretende alcanzar a través de la auditoría
administrativa, se establece el alcance de la misma.
¿Qué define y abarca el alcance dentro de la auditoría administrativa?
La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la
totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento
administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura organizacional,
niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de
desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros.
Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicará la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o departamentos y los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de necesidades o problemas, o hasta su corrección.
La auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de organización ya que,
sin importar el estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan
son sujetos a una revisión.
La auditoría administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones
privadas, públicas o sociales.
Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines
son principalmente lucrativos. En estas empresas la auditoría administrativa se
realiza con el fin de hacer más eficientes sus procesos administrativos y operativos
para incrementar sus utilidades.
Veamos una situación en la cual ameritaría llevar a cabo una auditoría en las
empresas privadas.
Como tú sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna
certificación de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organización para garantizar,
al órgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. Así,
la auditoría además de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor
añadido a su producto, lo que se traduce en la auditoría con mayor alcance y profundidad.
¿Por qué es importante aplicar una auditoría administrativa?
La auditoría administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias
y áreas de oportunidad en una organización, ya que muchas veces el
trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora.
Es importante realizar una auditoría administrativa, al menos una vez al año,
para descubrir cuáles son las fallas, en qué se puede mejorar y qué se está haciendo
bien para fortalecerlo.
En todas las organizaciones, sin importar su condición de privada, pública
o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les permitan
sortear mejor los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo
son, cómo funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz
y oportuna.
De acuerdo con lo anterior, la auditoría no es importante en sí misma, sino en
función de las características de los resultados y el momento en que se obtienen,
pues de ellos depende la toma de decisiones que marcan el futuro de la organización.
En algunos casos las auditorías han llevado a los directivos a tomar decisiones,
incluso drásticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de
una o varias personas o el llevar a cabo una inversión.
Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la
importancia de la auditoría es su alcance, que como vimos antes, puede implicar
la revisión de toda o una parte de la organización en sus objetivos, planes y programas;
los procedimientos y controles; el personal y las instalaciones. Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa. La profundidad se relaciona
con qué tan a fondo se quiere llegar a una situación dada.
Metodología para realizar una Auditoría Administrativa.
La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la metodología son:
Planeación.
Instrumentación.
Examen.
Informe.
Seguimiento.
Planeación.
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
¿Qué cubre la planeación?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de información.
4. Investigación preliminar.
5. Preparación del proyecto de auditoría.
6. Diagnóstico preliminar.
Objetivo.
En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes:
a) El proceso administrativo
b) Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información.
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Estas pueden ser Internas o Externas
Fuentes de información Internas
Órganos de gobierno
Órganos de control interno
Socios
Niveles de la organización
Unidades estratégicas de negocio
Sistemas de información
Fuentes de información externas.
Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potenciales
Clientes/usuarios actuales y potenciales
Grupos de interés
Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar.
El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés.
Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo siguientes criterios:
Determinar las necesidades específicas.
Identificar los factores que requieren atención.
Definir estrategias de acción.
Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue
Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Preparación del Proyecto
Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados:
Propuesta Técnica
Programa de Trabajo
Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.
Alcance: Áreas de aplicación.
Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.
Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo.
Identificación: Nombre de la auditoría.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
Area(s) Universo bajo estudio.
Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
Formato: Presentación y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:
Génesis de la organización:
Creación de la organización.
Cambios en su forma jurídica.
Conversión del objeto en estrategias.
Manejo de la delegación de facultades.
Infraestructura:
Esquema de operación (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional.
Programación institucional.
Nivel de desarrollo tecnológico.
Forma de operación:
Desempeño registrado.
Logros alcanzados.
Instrumentación:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Recopilación de información
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
Investigación documental.
Observación directa.
Acceso a redes de información.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
Investigación documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales básicas a las que se pueden acudir son:
Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creación de la organización
Reglamento interno
Reglamentación especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Información
Sistemas de normalización y certificación
Cuadros de distribución de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditorías administrativas previas
Mercado:
Productos y servicios
Áreas (población ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
Determinación de precios
Ubicación geográfica
Localización
Ubicación espacial interna
Características
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Estudios financieros:
Recursos financieros para inversión
Análisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluación financiera
Situación económica
Sistema económico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía
Aspectos sociales
Variables demográficas
Relaciones con el exterior
Observación directa.
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios.
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas.
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición.
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:
Identificación de la auditoría.
El proyecto de auditoría
Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
Evidencia.
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
- Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones.
- Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada:
- Transacciones realizadas fuera del curso normal
- Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
- Registros incongruente con las operaciones realizadas
- Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias
- En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisión del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoría.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende:
- Revisión del programa de trabajo
- Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
- Aclaración oportuna de dudas
- Control del tiempo invertido en función del estimado
- Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
- Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios.
- Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores
- Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda
- Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes
- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
- Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
- Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor responsable
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.
- Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores.
- Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoría.
- Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
En resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo recopilar la información a través de las técnicas de recolección como la investigación documental, observación directa, acceso a redes de información, entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de medición como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo en sus diferentes modalidades.
Examen
En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación del diagnóstico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analítico de la organización.
El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de estas con su contexto.
Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
- Conocer el hecho que se analiza
- Describir ese hecho
- Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
- Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación, seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías y discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado individualmente y en conjunto.
- Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
-
¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
-
¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar.
-
¿Quién lo hace? Personal que interviene.
-
¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
-
¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
-
¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).
Técnicas de análisis administrativos.
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:
- Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo.
- Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.
- Examinar los resultados que está obteniendo la organización.
- Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
- Verificar los niveles de efectividad.
- Conocer el uso de los recursos.
- Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales
- Administración por objetivos
- Análisis de sistemas
- Análisis de costo beneficio
- Análisis de estructura
-
Árbol de decisiones
- Autoevaluación
- Control total de la calidad
- Diagrama de causa y efecto
- Control de calidad
- Diagrama de pareto
- Benchmarking
- Empowerment
- Estudio de factibilidad
- Estudio de viabilidad
- Inteligencia emocional
- Reingeniería organizacional
- Reorganización
Cuantitativas
- Análisis de serie de tiempos
- Cadena de eventos
- Modelo de inventarios
- Modelos integrados de producción
- Muestreo
- Programación dinámica
- Programación lineal
- Teoría de las colas o de líneas de espera
- Teoría de las decisiones.
Formulación del diagnóstico administrativo
El diagnóstico administrativo, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco legal de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.
El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización.(Franklin 2003 pp.79).
Informe
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del número de caos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir tributos como:
- Objetividad: visión imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
- Claridad: Fácil comprensión del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
- Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios.
- Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría. Así mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
- Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoría.
- Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.
- Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación.
- Objetivos de la auditoría: Razones por las que se efectuó la auditoría y fines que se persiguen con el informe.
- Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de ellos.
- Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
- Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
- Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
- Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
- Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustentó la auditoría.
- Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta.
- Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
- Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el desempeño.
- Alternativas de implantación: programas y método viables.
- Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoría.
- Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: Puntos de vistas externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo.
Lineamientos generales para su preparación
- No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.
- Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prácticas y viables.
- Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.
- Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.
- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.
- Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente.
- Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente.
- Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas.
- Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimientos de las acciones.
- Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente a la aplicación de la auditoría, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditoría.
Presentación del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de auditoría convocará al grupo auditor para efectuar la revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizará los ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:
- Titular de la organización
-
Órgano de gobierno
- Niveles directivos
- Mandos medios y nivel operativo.
- Grupos de filiación, corporativos o sectoriales
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computación, láminas o material audiovisual.
En el informe se registran los resultados de la auditoría, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales para su preparación.
